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miércoles, 16 de mayo de 2012

Cómo adoptar Revit y no morir en el intento.


¿Capacitarse o no capacitarse en Revit? Parece frase tomada de una obra  de Shakespeare.

Lo primero que piensa un gerente de proyectos al evaluar Revit es ¿Quién es el mejor recurso para capacitar a mi personal? ¿Dónde podemos tomar un buen curso de Revit?

Pensemos lo que nosotros hacemos, como arquitectos o ingenieros, en el desarrollo de un proyecto. El proyecto pasa por diferentes niveles de desarrollo y alcance: Proyecto Conceptual, Proyecto Esquemático, Proyecto detallado y proyecto constructivo, por mencionarlos de alguna forma general.

Así mismo, la diferencia entre una correcta adopción de Revit y un desastre inicia desde la fijación de objetivos y alcances.

Pensemos algunas preguntas posibles para esto:
·         ¿Qué espero obtener con Revit?
·         ¿Tengo el equipo de cómputo necesario?
·         ¿Mi equipo de trabajo está dispuesto a adoptar Revit?

En muchos casos la respuesta a la tercera pregunta es no, o al menos no todo el equipo de trabajo. En el caso de la segunda la respuesta es posiblemente no. 

En el caso de la primera pregunta, todo depende de su empresa y los alcances que deseen tener. En este caso la respuesta puede ser desde reducir el tiempo de generación de un proyecto, reducir los errores de coordinación de información en los planos, hasta llegar a ofrecer un nuevo servicio a los clientes, pasando por las dos anteriores y muchas más.

El alcance que se desea tener es determinante para poder adoptar Revit y no morir en el intento. En general estas respuestas ofrecen datos para poder llegar a lo que la empresa necesita.

Si la respuesta es aprender a usar Revit, esto, desde el punto de vista de un consultor, puede dar origen a otras preguntas. Desde el punto de vista más simple la respuesta puede ser tomar un curso de capacitación.

Si la respuesta es solucionar algunos problemas que se presentan en un proyecto, entonces esta puede ser buscar un servicio de asesoría.

Si la respuesta es solucionar todos los problemas de un proyecto, la respuesta es solicitar una consultoría.

Ahora bien, si la respuesta que les viene a la mente es: Lograr que mi equipo de trabajo aprenda a usar revit para generar los proyectos futuros de mi empresa, la respuesta es un proceso de adopción.

Una respuesta más ambiciosa puede ser: Lograr que mi empresa adopte Revit para el desarrollo de proyectos futuros y cuente con procesos documentados que permitan tener un manual de consulta donde se cuente, además de los procesos, con los estándares que usa la empresa; si es así entonces la respuesta es un proceso de Implementación.

Sobre todo, lo más importante es que debemos considerar la adopción de Revit como un proyecto dentro de nuestra empresa.

¿Cómo podemos entender la diferencia entre capacitación, asesoría, consultoría, adopción e implementación?

Una capacitación se puede obtener en un centro de entrenamiento. Mi recomendación para esto es que vayan a un Centro de Entrenamiento Autorizado por Autodesk. La capacitación en estos centros ofrece un temario definido con una determinada cantidad de horas; los cursos suelen dividirse en básicos, intermedios y avanzados. Algo muy genérico, pero que ofrece un conocimiento general de la herramienta. Puede ofrecer material impreso o electrónico que ofrece una fuente de consulta básica para el futuro.

Una asesoría puede ayudarnos a resolver problemas específicos en el uso de la herramienta. Esto en algunas ocasiones puede ser en el entorno de un proyecto. La asesoría parte de la premisa que el usuario ya pasó por un curso de capacitación y, por lo tanto, ya tiene conocimientos de la herramienta.

Una consultoría puede ayudarnos a solucionar problemas de un proyecto específico y llevarlo a feliz término. Ya sea problemas de desarrollo del proyecto en la herramienta (es decir, una asesoría) o en temas específicos del uso de Revit (es decir, una capacitación especializada) pero lo que busca terminar el desarrollo de un proyecto. Su alcance se limita a un proyecto particular, lo que puede no ser repetible en otros proyectos. Bajo este espectro, una consultoría ofrece aspectos de capacitación en la herramienta y asesoría en la solución de problemas.

Un proceso de adopción, desde una perspectiva general, busca ayudar a hacer propios de la empresa ideologías y métodos que permitan adquirir una configuración o prácticas de trabajo determinadas con el fin de hacerlas repetitivas sin ayuda en el futuro. Esto quiere decir que una adopción va más allá de una simple capacitación o asesoría. Se basa en procesos consultivos que tienen su fundamento en los procesos específicos de nuestra oficina, toma en cuenta nuestros estándares de trabajo y permite usar una herramienta que se ajuste a nuestras necesidades. Soluciona temas de trabajo de un proyecto particular utilizando  proceso y estándares (es decir que pasa por una consultoría), soluciona problemas específicos del uso de una herramienta (o sea que pasa por ser una asesoría) y además ayuda en el uso de una herramienta particular (que es lo que hace una capacitación). Al final del proceso de adopción se tiene la capacidad de iniciar de forma constante y sin ayuda todos los proyectos de la empresa con revit. Así pues, podemos hablar de una adopción de Revit.

Esto toma en cuenta algunos puntos que los procesos de capacitación y asesoría pasan por alto: Conocer los flujos de trabajo de la empresa y documentarlos y establecer los objetivos que se buscan con el uso de una herramienta.  Con esto se investigan las necesidades particulares de la empresa y nos ayuda  a establecer tiempos, alcances y entregables. Estos son aspectos básicos de un proyecto.

Dentro de la adopción se deben de considerar cuatro fases:
  •            Evaluación de necesidades.
  •            Planeación.
  •            Resolución de problemas.
  •            Confirmación de resultados.

La evaluación de necesidades debe conocer el proceso actual de su empresa y establecer las metas de la adopción. Estas deben ser específicas, medibles, alcanzables, realistas y establecerse en un tiempo determinado.

La Planeación debe considerar un conjunto de elementos básicos desarrollados previos al arranque de las sesiones de trabajo. Así mismo debe tener un plan de entrenamiento y actividades adecuado y relacionado a un proyecto piloto. Con estos datos, lo siguiente a considerar es el equipo de trabajo que va a participar, el cual debe estar comprometido con el proyecto (si, la adopción de cualquier tecnología debe considerarse como un proyecto interno de la empresa). Especificar roles y responsabilidades del equipo de trabajo y los gerentes de proyecto y contar con un plan de actividades.

En la Resolución de Problemas debemos considerar las actividades a realizar dentro de un plan de entrenamiento y el modo en que se llevará un soporte continuo en el proceso. Es además muy importante planear sesiones de revisión de los alcances para poder validar el avance en la adopción, registrar temas que hayan generado dudas y programas sesiones que solucionen las dudas creadas por el mismo proceso de adopción.

Al final, la fase de Confirmación de resultados nos permite establecer si las metas fueron alcanzadas, validar si la gerencia del cliente está de acuerdo con los resultados y si el equipo de trabajo se encuentra conforme con los resultados alcanzados. Otro aspecto importante es el registro de los temas que funcionaron y no funcionaron durante el proceso, los cuales pueden generar una planeación futura para solucionar temas que no se identificaron en los alcances iniciales del proyecto de adopción, pero que son importantes para el equipo de trabajo y que pueden generar otro proceso similar al de adopción.

Es muy importante que esto se lleve de la mano con una persona que tenga experiencia previa no solo como instructor de Revit, sino también en el proceso de adopción con otros clientes.

Una vez cumplidos estos puntos y con el hecho de que el equipo de trabajo tenga la capacidad de poder iniciar nuevos proyectos utilizando Revit, habremos asegurado que la adopción es exitosa.

Finalmente, una implementación pasa por  los cuatro pasos anteriores, pero además cuenta con la generación de documentación de los nuevos procesos generados por la adopción. Este punto, que es muy valioso, puede alargar la finalización del proyecto, pues requiere de la generación de un manual donde se describan e ilustren los estándares de trabajo de la empresa ahora funcionando en revit, así como los diferentes procesos necesarios para iniciar, desarrollar, coordinar y controlar un proyecto utilizando Revit. El principal beneficio de extender el proceso de adopción a una implementación, es que esto sienta las bases para la obtención de una certificación del tipo ISO, por ejemplo.

Si este último punto no es importante y podemos omitirlo, debemos recordar que los cuatro anteriores son indispensables para poder adoptar Revit sin morir en el intento.

Saludos y nos seguimos leyendo.